Gevallen waarin geen inschrijvingen zijn ontvangen zijn niet alleen wanneer feitelijk geen inschrijving is ontvangen, maar ook: 

  • te late inschrijvingen
    De aanbestedende dienst mag geen kennis nemen van te laat ingediende inschrijvingen. 1 minuut na de aangegeven tijd is al te laat. Dit kan niet worden hersteld. Het gelijkheidsbeginsel vereist een strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels. Andere inschrijvers moeten er op vertrouwen dat de aanbestedende dienst zich hier aan houdt. Te laat ontvangen inschrijvingen moeten ongeopend en direct worden teruggestuurd aan de inschrijvers.
  • onvolledige inschrijvingen
    Als er essentiële stukken ontbreken, mag de aanbestedende dienst de inschrijving niet beoordelen. Deze moet terzijde worden gelegd en direct worden teruggestuurd aan de inschrijver. Essentiële onderdelen zijn bv. het plan van aanpak, de prijsopgave.

Soms kan aan de inschrijver nog een mogelijkheid tot herstel worden geboden (zie ook herstel van fouten). Het moet dan gaan om niet-essentiële stukken, waarbij de mededinging niet in gevaar komt als dit stuk alsnog wordt aangeleverd. Bv. het uittreksel KvK ontbreekt. De herstelmogelijkheid moet vrij kort zijn en als de inschrijver zich daar niet aan houdt, of te laat is, dan moet de inschrijving ongeldig worden verklaard.

Volgens de Europese Commissie is er sprake van geen geschikte inschrijving als:

  • de offerte onregelmatig is en
  • onaanvaardbaar en
  • waarvan de inhoud geen enkel verband houdt met de opdracht.

De inschrijving is daarom ongeschikt om aan de behoefte van de aanbestedende dienst te voldoen.

Gelet op deze uitleg van de Commissie zal het in de praktijk niet vaak voorkomen dat een inschrijving moet worden beschouwd als niet geschikt. Zie voor inschrijvingen die niet volstrekt ongeschikt zijn, maar wel onregelmatig en/of onaanvaardbaar de toelichting bij onregelmatige en onaanvaardbare inschrijvingen.

Een niet-geschikte inschrijving moet worden afgewezen. Als in een openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ontvangen, dan mag de aanbestedende dienst de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgen. Voorwaarde is dat de opdracht niet wezenlijk wordt gewijzigd en dat de aanbestedende dienst, op verzoek van de Europese Commissie, een verslag van de gevolgde procedure overlegt. 

Onder wezenlijke wijziging wordt verstaan een zodanige wijziging dat de aldus gewijzigde opdracht een andere kring van potentiële gegadigden zal kunnen interesseren.