Het aanbestedingsdossier speelt bij alle aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom dient bij elke aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier te worden aangelegd en bijgehouden.

Het aanbestedingsdossier is verder bedoeld om:

- in geval van een rechtszaak het proces van de aanbesteding aan te tonen;

- te worden gebruikt ten behoeve van het opstellen van rapporten aan het management en het bestuur;

- als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen.

Het dossier (het procedurele deel) is in

Het dossier (het procedurele deel) is in beginsel openbaar voor zover er geen vertrouwelijke gegevens van bedrijven in het geding zijn èn voor zover de informatie uit (de stukken in) het dossier zou kunnen worden gebruikt om de mededinging te vervalsen (zie artikel 2.57 Aanbestedingswet 2012).

Het aanbestedingsdossier moet na afloop van het aanbestedingsproces worden gearchiveerd.

Voor onderhandse aanbestedingen zal het aanbestedingsdossier een beknoptere inhoud hebben. Kijk voor de onderdelen die per procedure in het aanbestedingsdossier moeten zitten bij Model inhoudsopgave aanbestedingsdossier.