De aanbestedende dienst moet een gunningsbeslissing opstellen met de relevante redenen voor die beslissing, alsmede de termijn van twintig kalenderdagen waarmee de voorlopige gunning wordt opgeschort. Deze moet tegelijkertijd aan alle inschrijvers worden gezonden. Binnen de genoemde termijn kunnen afgewezen ondernemers eventueel naar de rechter (artikel 2:127 t/m 2.129).

In artikel 2:130, tweede lid staat dat onder relevante redenen in ieder geval wordt verstaan:

  • de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving en
  • de naam van de begunstigde (de winnende partij).

Verder is het aan te raden om aan te geven:

  • wat de scores op de (sub)gunningscriteria en de totaalscores van de afgewezen inschrijver en de winnende inschrijver zijn;
  • de scores van de afgewezen inschrijver op specifieke onderdelen van de beoordeling van de inschrijvingen en de reden waarom al dan niet de maximale score is toegekend (let op dat bij de beoordeling geen nieuwe (sub)gunningscriteria / beoordelingsmodaliteiten, die niet vooraf uit de aanbestedingsstukken kenbaar waren, zijn gebruikt);
  • de plaats van de afgewezen inschrijver in de rangorde van de beoordeelde inschrijvingen (zo kan de afgewezen inschrijver beoordelen of het, gelet op zijn plaats in de rangorde, zinvol is om te gaan procederen).

Daarnaast kan ook nog worden opgenomen waarom de winnaar in een voorkomend geval voor één of meerdere kenmerken beter heeft gescoord. Let wel, dit mag er niet toe leiden dat bedrijfsvertrouwelijke informatie bekend wordt gemaakt.

De verschafte informatie moet de afgewezen inschrijver objectief in staat stellen de beoordeling te kunnen verifiëren. Het is daarom van belang dat een afwijzingsbrief de relevante informatie bevat. Pas als de afgewezen inschrijvers afdoende zijn geïnformeerd gaat de standstill-termijn lopen.

In een uitspraak van de rechtbank Noord-Nederland van 9 april 2014 (ECLI:NL:RBNNE:2014:1938) geeft de rechter het als volgt aan:
“Van belang is dat door de aanbestedende dienst (i) zodanige criteria worden geformuleerd dat het voor een kandidaat-inschrijver volstrekt duidelijk is aan welke kwaliteitseisen hij moet voldoen, (ii) de inschrijvingen aan de hand van een zo objectief mogelijk systeem worden beoordeeld, en (iii) de aanbestedende dienst zijn uiteindelijke keuze motiveert op een wijze die het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk maakt om (a) de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen en (b) te controleren of de beoordeling de (voorlopige) gunningsbeslissing rechtvaardigt. Een aanbestedende dienst is gehouden om de inschrijving overeenkomstig de door hem gestelde eisen te beoordelen en mag geen afwegingsregels of subcriteria voor de gunningscriteria toepassen die zij niet vooraf ter kennis van de inschrijvers heeft gebracht, omdat anders in strijd met het transparantie- en gelijkheidsbeginsel zou worden gehandeld.”

Meervoudig onderhandse en nationaal aanbesteding
Bij meervoudig onderhandse en nationaal openbare procedures hoeft niet voor een stand-stilltermijn te worden gekozen. Het is wel verstandig. Als voor een standstil-termijn is gekozen dan moet in de gunningsbeslissing worden vermeld dat die beslissing geen aanvaarding van het aanbod als bedoeld in artikel 217, eerste lid boek 6 Burgerlijk wetboek inhoudt. De gunningsbeslissing wordt dan gezien als een voorlopige gunning waartegen de afgewezen inschrijvers bezwaar kunnen maken bij de aanbestedende dienst of rechtsmiddelen kunnen aanwenden (bv. kort geding). Na het ongebruikt verstrijken van de standstill-termijn kan definitief worden gegund. De afgewezen inschrijvers krijgen daarvan ook bericht.