Bij de Europese aanbesteding worden nadere inlichtingen (mits tijdig aangevraagd) uiterlijk zes dagen voor de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen verstrekt. Over het algemeen zal beantwoording van vragen 6 dagen voor sluitingsdatum te weinig tijd geven voor mogelijke inschrijvers om de inschrijving aan te passen. Beter is het om de vragen halverwege de termijn binnen te laten komen en binnen een paar dagen te beantwoorden. Hetzelfde geldt voor een informatiedag of locatiebezoek.

Als om welke reden dan ook de (tijdig ingediende) vragen niet tijdig beantwoord kunnen worden, is het raadzaam om de termijn voor het indienen van de inschrijvingen te verlengen. Daarmee wordt ook voldaan aan de eisen van proportionaliteit.

Voor nationale openbare en meervoudig onderhandse aanbestedingen is het niet verplicht een Nota van Inlichtingen op te stellen. Het is wel aan te raden. Als er voor gekozen wordt is het ook verstandig om bij de termijn aan te houden die ook bij Europese aanbestedingen wordt aangehouden voor het laatste moment waarop vragen beantwoord worden.

Een vragenronde kan schriftelijk of via e-mail plaatsvinden

De vragen en opmerkingen van de deelnemers kunnen voor de aanbestedende dienst aanleiding zijn een bestek of offerteaanvraag aan te vullen of te wijzigen. Het kan dan gaan om herstel van kennelijke fouten, verduidelijking. In alle gevallen geldt dat de beantwoording van vragen niet mag leiden tot een substantiële wijziging van de specificaties of eisen die gesteld worden aan de inschrijver. De antwoorden mogen ook niet leiden tot discriminatie van een product, dienst of inschrijver of leiden tot minder transparantie en objectiviteit.

Het beantwoorden van vragen door alleen een verwijzing naar de betreffende vindplaats in de aanbestedingsstukken is onvoldoende. Tenzij uit de vraagstelling blijkt dat de ondernemers de aanbestedingsstukken onvoldoende hebben bestudeerd.

Een ondernemer kan de aanbestedende dienst verzoeken om bepaalde informatie niet in de nota van inlichtingen op te nemen, als openbaarmaking daarvan schade zou toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van de ondernemer (artikel 2.53 lid 2 Aanbestedingswet 2012). In het proces-verbaal van opdrachtverlening (artikel 2.132 Aanbestedingswet 2012) moet dan wel worden aangegeven dat er informatie buiten de Nota van Inlichtingen is gehouden.

Mondelinge inlichtingenronde

Ook kan een mondelinge inlichtingbijeenkomst worden georganiseerd.

Meestal wordt in de aanbestedingsstukken een datum aangegeven wanneer – bij voldoende belangstelling – een inlichtingbijeenkomst wordt gehouden en voor wanneer men zijn belangstelling daarvoor kenbaar moet maken. Bij onvoldoende belangstelling, kan altijd een schriftelijke vragenronde worden gehouden.

Op een inlichtingenbijeenkomst kunnen alle potentiële inschrijvers ook mondeling vragen stellen. Geef als aanbestedende dienst, ook al worden mondelinge antwoorden gegeven, aan dat de inschrijvers alleen aan de schriftelijke Nota van Inlichtingen zoals die verzonden zal worden, rechten kunnen ontlenen. Waak ervoor dat een inschrijver na afloop van de informatieronde nog informatie uitwisselt met nog aanwezige medewerkers. Spreek van te voren duidelijk af wie welke vragen zal beantwoorden. Mochten mondelinge vragen worden gesteld waarvan u niet zeker bent of uw antwoord aanbestedingstechnisch klopt, geef dan geen antwoord en neem deze vraag mee voor de schriftelijke beantwoording.