Het is aan te raden in de offerteaanvraag op te nemen dat ongeldige inschrijvingen niet in behandeling worden genomen. Gevallen waarin inschrijvingen ongeldig zijn, zijn bv. 

  • inschrijvingen die niet voldoen aan de eisen gesteld in de offerteaanvraag, de aankondiging en de voor de inschrijving relevante stukken 

  • inschrijvingen waaraan voorwaarden zijn verbonden 

    Soms verbindt een inschrijver expliciet een voorwaarde aan zijn inschrijving. De inschrijving is dan ongeldig. In andere gevallen wordt door het opnemen van aannames en uitgangspunten de verantwoordelijkheid van de inschrijver ingeperkt en is de inschrijving daarom voorwaardelijk en ongeldig. Bv. voorwaarde betreffende de omvang van het over te nemen personeel leidt tot ongeldigheid, voorwaarde inzake comptabiliteit van software leidt tot ongeldigheid, voorbehoud en uitsluiting van aansprakelijkheid leidt tot ongeldigheid, geen akkoord met contractsvoorwaarden of alleen akkoord met een door de inschrijver aangegeven wijziging leidt ook tot ongeldigheid. 

  • inschrijvingen die te laat zijn ontvangen 

    Het risico van te late indiening ligt bij de inschrijver. In de aanbestedingsstukken dient een tijdstip te worden vermeld waarop de inschrijving binnen moet zijn. Is deze te laat, al is het 1 minuut, dan moet de inschrijving buiten beschouwing worden gelaten. 

  • inschrijvingen die onregelmatig, ongeldig of anderszins onaanvaardbaar zijn. 

    De inschrijving die niet is ondertekend of door een ondertekeningsonbevoegde is ongeldig en moet terzijde worden gelegd. Ook de inschrijving die onvolledig is, is ongeldig.

    Inschrijvingen die een inhoudelijk gebrek kennen (niet-besteksconform zijn), zijn ook ongeldig. Deze inschrijvingen bieden niet hetgeen de aanbestedende dienst heeft gevraagd en zijn ook niet vergelijkbaar met wel besteksconforme inschrijvingen. Voorbeelden zijn: afwijkend product aangeboden, afwijkende snelheid en gewicht scootmobielen, ict-apparatuur op diverse punten afwijkend, geen positief antwoord op alle vragen van de conformiteitenlijst, geen nieuwe softwareapplicatie aangeboden, maar een update van bestaande systemen. 

  • inschrijvingen die abnormaal laag zijn 

    Als inschrijving zo abnormaal laag is in verhouding tot de te verrichten opdracht, dan mag de aanbestedende dienst de inschrijving terzijde leggen, maar, niet nadat hij eerst de inschrijver om verduidelijking heeft gevraagd. De aanbestedende dienst zal, wanneer hij de inschrijving terzijde wil leggen, gemotiveerd moeten kunnen aantonen dat de prijs inderdaad abnormaal laag is. Dit kan bv. aan de hand van vergelijking met de andere aangeboden prijzen en zijn eigen raming. Als de aanbestedende dienst genoegen neemt met de uitleg van de inschrijver, mag hij er ook voor kiezen toch te gunnen. Het is niet verboden om een aanbieding onder de kostprijs te doen. De aanbestedende dienst is niet verplicht de inschrijving wegens abnormaal lage prijzen terzijde te leggen en is ook niet verplicht een onderzoek te doen als hij de inschrijving niet terzijde wil leggen.