De onderhandelingsprocedure zonder aankondiging mag alleen in bepaalde, in artikel 2.32 t/m 2.36 Aanbestedingswet 2012 omschreven, gevallen worden gebruikt.

Het gaat om de volgende gevallen:

  • geen of geen geschikte inschrijvingen

als in een openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend of bij een niet-openbare procedure geen verzoeken tot deelneming zijn ontvangen. De voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht mogen niet wezenlijk gewijzigd worden. Op verzoek moet aan de Europese Commissie een verslag van de oorspronkelijke procedure worden overlegd.

  • technische of artistieke gronden of bescherming uitsluitende rechten

de opdracht kan vanwege technische of artistieke redenen of ter bescherming van een uitsluitend recht slechts aan een bepaalde ondernemer worden toevertrouwd. In het geval van bv. de technische redenen moet de aanbestedende dienst kunnen bewijzen dat er sprake is van technische redenen als bedoeld in dit artikel èn dat die technische redenen het volstrekt noodzakelijk maken het in geding zijnde werk aan de ondernemer in kwestie te gunnen.

Uit de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie ten aanzien van de uitzondering van de bescherming van uitsluitende rechten blijkt dat het niet voldoende is dat de betrokken levering of dienst door een uitsluitend recht, zoals octrooi wordt beschermd, maar dat de aanbestedende dienst ook moet bewijzen dat de betrokken levering of dienst slechts door een bepaalde leverancier kan worden vervaardigd of geleverd, respectievelijk door een bepaalde dienstverlener kan worden verleend. Hier kan volgens het Hof alleen aan worden voldaan met betrekking tot producten en specialiteiten waarvoor op de markt geen concurrentie plaatsvindt

  • dwingende spoed door onverwachte gebeurtenissen

als door onverwachte gebeurtenissen dwingende spoed is geboden en de termijnen van de openbare procedure of de niet-openbare procedure niet in acht kunnen worden genomen. Het moet gaan om door de aanbestedende dienst niet te voorziene omstandigheden die niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst zelf. Dus bv. niet het te laat opstarten van de aanbestedingsprocedure omdat men er niet eerder aan gedacht had.

  • aanvullende werken of diensten

het moet gaan

  • om werkzaamheden die niet in het oorspronkelijke ontwerp, of de oorspronkelijke opdracht stonden en technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke overheidsopdracht kunnen worden uitgevoerd zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst, dan wel
  • om aanvullende werken of diensten die strikt noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke opdracht te vervolmaken en
  1. de aanvullende werken of diensten ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk zijn geworden;
  2. de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht voert ook de aanvullende opdracht uit en
  3. het totale bedrag van de aanvullende werken of diensten is niet hoger dan 50% van de oorspronkelijke overheidsopdracht.
  • aanvullende leveringen
    het mag alleen gaan om door de oorspronkelijke leverancier verrichte leveringen die bestemd zijn:
    • voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of
    • voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, indien verandering van de leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen die niet verenigbaar zijn met de technische eigenschappen van reeds geleverde apparatuur, of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen. De looptijd van deze leveringen en nabestellingen mag niet langer zijn dan 3 jaar.
  • herhalingsopdrachten voor werken of diensten
    het gaat hierbij om het gunnen van de opdracht voor herhaling van soortgelijke werken of diensten aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht heeft uitgevoerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
    • deze werken of diensten stemmen overeen met het basisproject dat het voorwerp vormde voor de oorspronkelijke opdracht die via de openbare of niet-openbare procedure is gegund
    • bij de aankondiging van het basisproject is vermeld dat er een procedure zonder voorafgaande aankondiging kan worden toegepast
    • de aanbestedende dienst bij toepassing van afdeling 2.1.2 het totale voor de volgende werken geraamde bedrag in aanmerking heeft genomen voor de raming van de waarde van de overheidsopdracht.
  • vervolgopdrachten na prijsvraag
    Hiervan kan gebruik worden gemaakt voor een overheidsopdracht voor diensten als deze voortkomt uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars dient te worden gegund en alle winnaars tot onderhandeling worden uitgenodigd.
  • overige gevallen:
    • levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen
    • op de grondstoffen genoteerde en aangekochte leveringen
    • voor de aankoop van leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die zijn handelsactiviteiten stopzet, of bij de curator in een faillissement, of bij toepassing schuldsanering van een natuurlijke persoon

 De procedure van een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging staat beschreven in artikel 2.37 Aanbestedingswet 2012:

  1. onderhandelen met de betrokken ondernemers
  2. maken van een proces-verbaal van de opdrachtverlening (art. 2.132)
  3. gunningsbeslissing meedelen en een standstill-termijn van 20 dagen in acht nemen (art. 2.127 t/m 2.131)
  4. de overige ondernemers afwijzen (zie art. 2.103 en 2.104)
  5. de aankondiging van de gegunde opdracht bekendmaken (art. 2.134)

Stappenplan met toelichting en model-documenten volgen nog.