Van een raamovereenkomst is sprake als de aanbestedende dienst gedurende een bepaalde periode (maximaal 4 jaar, behalve in uitzonderingsgevallen met een deugdelijke motivering, artikel 2.140 lid 3) bepaalde leveringen of diensten wil afnemen van of werken wil opdragen aan één inschrijver of een geselecteerde groep van meerder inschrijvers en daarover vooraf afspraken wil maken over bijvoorbeeld de te leveren kwaliteit, hoeveelheid en leveringstermijn.

Een raamovereenkomst moet door de aanbestedende dienst worden aanbesteed als een normale overheidsopdracht. Vervolgens zal de aanbestedende dienst op basis van de raamovereenkomst nadere opdrachten plaatsen. Voor het plaatsen van deze nadere opdrachten geldt een regime dat afhankelijk is van het type raamovereenkomst (met een enkele ondernemer of met meerdere ondernemers).

De procedure voor het aanbesteden van een raamovereenkomst staat beschreven in de artikelen 2.44 t/m 2.47 en in de artikelen 2.139 t/m 2.143 Aanbestedingswet 2012. Hieronder worden deze artikelen besproken.

Een aanbestedende dienst die een raamovereenkomst wil sluiten, past daartoe een van de volgende procedures toe Artikel 2.44:

a. de Europese openbare procedure;
b. de Europese niet-openbare procedure;

of indien het op grond van de Aanbestedingswet 2012 is toegestaan:

c. de concurrentiegerichte dialoog;
d. de onderhandelingsprocedure met aankondiging;
e. de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging;
f. de procedure voor II-B diensten.

Geen substantiële wijzigingen
Bij plaatsen van overheidsopdrachten die op een raamovereenkomst gebaseerd zijn mogen er geen substantiële wijzigingen meer worden aangebracht in de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden (art. 2.140 lid 1).

Raamovereenkomst met een enkele ondernemer
Bij een raamovereenkomst met een enkele ondernemer wordt de procedure in art. 2.142 toegepast (art. 2.45). De opdracht wordt gegund op de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden, of als nog niet alle voorwaarden zijn vastgesteld, dan wordt de opdracht gegund door de ondernemer schriftelijk te vragen hem indien nodig zijn inschrijving aan te vullen. Bv. op het punt van facturering, leverings- en betalingstermijnen, de prijs, enz. De aanvullingen mogen niet leiden tot wezenlijke wijziging van de raamovereenkomst.

Raamovereenkomst met meerdere ondernemers
Bij een raamovereenkomst met meerdere ondernemers wordt de procedure uit artikel 2.143 toegepast. Dat betekent onder meer dat de raamovereenkomst wordt gesloten met ten minste drie ondernemers, mits het aantal inschrijvers dat aan de selectiecriteria of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningscriteria voldoet, voldoende groot is.

De opdrachten worden gegund:

  • als alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn vastgelegd door toepassing van deze voorwaarden, zonder partijen opnieuw tot mededinging op te roepen (art. 2.47 lid 1 en artikel 2.143 lid 2 onder a);
  • als de voorwaarden verder ingevuld moeten worden kan de aanbestedende dienst nadere opdrachten plaatsen door alle contractanten opnieuw tot mededinging op te roepen (mini-competitie). Deze krijgen de gelegenheid om in concurrentie een inschrijving te doen. De aanbestedende dienst neemt dan de volgende stappen (artikel 2.47 lid 2 en artikel 2.143 lid 2 onder b):
    (In de raamovereenkomst moet de mini-competitie en de gunningscriteria, inclusief weging al zijn beschreven.)

    Partijen worden opnieuw tot mededinging opgeroepen onder de in de raamovereenkomst of aanbestedingsstukken bepaalde voorwaarden, volgens de onderstaande procedure:

    • partijen van de raamovereenkomst worden schriftelijk uitgenodigd een offerte te doen voor de ontbrekende voorwaarden (bv. kwaliteit, prijs en leveringsvoorwaarden);
    • de aanbestedende dienst stelt een voldoende lange termijn voor het indienen van de inschrijvingen, waarbij in ieder geval rekening wordt gehouden met complexiteit van het voorwerp van de opdracht en de benodigde tijd voor de toezending van de inschrijvingen;
    • inschrijvingen worden schriftelijk ingediend en blijven vertrouwelijk tot de indieningstermijn is verstreken;
    • gunning vindt plaats aan diegene die op grond van de in de aanbestedingsstukken van de raamovereenkomst vastgestelde gunningscriteria de beste inschrijving heeft ingediend.
      NB. Er mogen geen afwijkende gunningscriteria meer worden gesteld. Wel kan het zo zijn dat voor de nadere opdrachten andere gunningscriteria worden gehanteerd dan de gunningscriteria waarop de raamovereenkomst zelf is gegund. Dit moet dan vastgelegd zijn in de aanbestedingsstukken van de raamovereenkomst.

      Afhaken contractspartij(en)
      Als één of meer contractspartijen afhaken tijdens de looptijd (of failliet gaan) dan mogen er geen nieuwe contractspartners aan de raamovereenkomst worden toegevoegd. Om te voorkomen dat er onvoldoende partijen of zelfs geen partij overblijven/overblijft, kan in de raamovereenkomst worden vastgelegd dat deze wordt ontbonden als een bepaald aantal partijen de overeenkomst opzegt of failliet gaat. Ook kan gekozen worden voor meer dan drie contractspartijen.

 

 

Stappenplan met toelichting en model-documenten volgen nog.