Op grond van artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 mogen opdrachten niet onnodig worden samengevoegd. Als de aanbestedende dienst opdrachten wel samenvoegt, dan moet dit in de aanbestedingsstukken worden gemotiveerd. Als opdrachten worden samengevoegd, dan moet vooraf gelet worden op:

  • de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende MKB-bedrijven (hier is de marktverkenning van belang);
  • de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;
  • de mate van samenhang van de opdrachten. 

Van samenvoegen kan heel snel sprake zijn, ook al lijkt het om één opdracht te gaan. Zie hieronder een aantal voorbeelden van samenvoegen. 

Voorbeeld van gelijksoortige opdrachten binnen een aanbestedende dienst:
Een aanbestedende dienst met meer zelfstandige vestigingen voegt alle opdrachten voor beveiligingsdiensten voor alle locaties samen in één aanbesteding. 

Voorbeeld van gelijksoortige opdrachten door verschillende aanbestedende diensten:
Binnen de iSGV voegen drie gemeenten hun drukwerkopdrachten voor de komende twee jaar samen in één aanbesteding. 

Voorbeeld ongelijksoortige opdrachten volgtijdelijk:
Een aanbestedende dienst doet één aanbesteding voor ontwerp, uitvoeren en langdurig meerjarig onderhoud aan een weg. Deze opdrachten, die elkaar in tijd opvolgen, worden in één aanbesteding samengevoegd.

Voorbeeld ongelijksoortige opdrachten tegelijkertijd:
Een aanbestedende dienst voegt de opdrachten voor catering, schoonmaak en technisch onderhoud van haar gebouwen samen tot één aanbesteding).

Nadere toelichting op samenvoegen

  • Met inachtneming van de voorwaarden uit artikel 1.5 kunnen twee of meer (al dan niet gelijksoortige opdrachten) worden samengevoegd:
    wanneer het gaat om logisch samenhangende onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen (d.w.z. onderdelen die los van elkaar geen zelfstandige functie hebben, bv. door technische en/of organisatorische noodzaak tot samenvoeging),
  • waarbij – in het kader van de marktverhoudingen – de positie van het MKB zorgvuldig is geanalyseerd en afgewogen, en
  • de aanbestedende dienste de noodzaak tot samenvoegen deugdelijk kan motiveren.

De Gids Proportionaliteit geeft aan dat er een evenwicht moet worden gezocht tussen de voor- en nadelen van een grote opdracht. Enerzijds kan schaalvergroting leiden tot beperking van de transactiekosten en een lagere prijs, anderzijds kan schaalvergroting leiden tot toename van de complexiteit van een opdracht, hetgeen van invloed kan zijn op de beheersbaarheid en de doorlooptijd en een toename van de risico’s en de faalkosten.
De aanbestedende dienst moet een correcte en objectieve belangenafweging moet maken tussen de verschillende belangen en de motivering moet een overzicht van de voor- en nadelen bevatten. De argumenten van het besparen van administratieve kosten en het verkrijgen van een lagere prijs alleen zijn onvoldoende.

Bij de beoordeling of samenvoegen in het onderhavige geval doelmatig is, moeten de totale kosten (kosten van voorbereiding, aanbesteding, realisatie, exploitatie en onderhoud) en mogelijk andere relevante aspecten van de opdracht worden meegenomen, zoals bv. de samenstelling van de relevante markt. De mededinging dient hoe dan ook gewaarborgd blijven en de concurrentie moet niet merkbaar worden beperkt.